بررسی نظام تفتیشی یا نظام اعلامی ثبت شرکت ها

بررسی نظام تفتیشی یا نظام اعلامی ثبت شرکت ها

دو روش ثبت شرکت ها در کشورهای مختلف به صورت عمده وجود دارد که یکی از آن روشها احراز و صحت سنجی تمامی فرایند و روش دوم روش ثبت اعلامی می باشد

در روش نخست تقاضا و اظهارات به مستندات و محتوا استاد، به روش های مختلف صحت سنجی می گردد و این روش موجبات طولانی شدن مراحل ثبتی می گردد لكن صحت اطلاعات و اعلامات را افزایش می دهد

اما روش دوم، نوعی روش خود اظهاری و اعلامی بودن ثبت شرکت ها می باشد که صرفا مطالب اظهار شده را ثبت و منتشر می نماید که در این روش سرعت عملیات ثبتی مورد لحاظ قرار می گیرد

هر دو از این روش ها مزایا و معایبی داشته که در روش اول سرعت در نظر گرفته نشده و در دومی دقت و صحت مطالب مورد تردید می باشد. در ایران از لحاظ حقوق تحلیلی، تکالیف مختلفی برای شرکت های تجارتی در نظر گرفته شده است که ملزم به رعایت آن می باشند از جمله نحوه تشکیل شرکت های تجارتی و نحوه سرمایه پذیری و مشارکت و سود و نحوه اداره و تصمیم گیری و انحلال و ختم تصفيه. لذا شرکتهای تجارتی ملزم به رعایت قوانین و مقررات تجارتی می باشند نه ادارات ثبتی البته همانطور که بیان شد، این نکته حائز اهمیت است که نظام ثبت در حوزه ثبت شرکت ها بسیار متفاوت با نظام ثبت عینی در املاک می باشد در حوزه املاک، ملکی وجود داشته که می توان با مراجعه به آن ملک تحدید حدود، حدود اربعه و مالکیت و سایر مباحث حقوقی را به صورت عینی مورد بررسی قرار داد اما در حوزه ثبت شرکت ها با توجه به این که شخصیت حقوقی شرکت اعتباری و در بهترین حالت قراردادی می باشد، لذا عملا امکان ثبت عینی در حوزه ثبت شرکت ها به معنی خاص وجود ندارد.

یکی از تکالیف شرکت های تجارتی، ثبت نزد مرجع ثبت شرکت ها می باشد. مطابق مواد ۱۹۵ الی ۲۰۰ قانون تجارت، ثبت کلیه شرکتهای مذکور در این قانون الزامی و تابع جميع مقررات قانون ثبت شرکت ها است. اسناد و نوشتجاتی که برای به ثبت رسانیدن شرکت لازم می باشد در نظام نامه وزارت عدلیه معین شده است. در ظرف ماه نخست تشکیل هر شرکت خلاصه شرکت نامه و منضمات اعلان می شود. در هر موقع که تصمیماتی برای تغییر اساسنامه شرکت یا تمدید مدت شرکت زائد بر مدت مقرر یا انحلال شرکت (حتی در مواردی که انحلال به واسطه انقضای مدت شرکت صورت می گیرد) و تعیین کیفیت تفريغ حساب یا تبدیل شرکاء یا خروج بعضی از آنها از شرکت یا تغيير اسم شرکت اتخاذ شود، مراتب می بایستی به ثبت برسد.

لذا لزوم ثبت تأسیس و تغییرات در قانون تجارت پیش بینی شده است که وظیفه ارکان شرکت از جمله شرکاء و سهامداران و مدیران می باشد که اعلامات صحیحی به ادارات ثبت شرکت ها ارائه نمایند.

در قوانین ثبت شرکت ها نیز، صرفأ لزوم دریافت برخی از اوراق از جمله اظهارنامه تقاضانامه، سایر مدارک پیش بینی شده است. بر طبق ماده (۹) قانون ثبت شرکت ها مقرر شده است: در اجرای این قانون از طرف وزارت عدلیه نظام نامه های لازمه تنظیم خواهد شد، در نظام نامه های مزبور باید راجع به مسائل ذیل صریحا تعیین تکلیف شود: اشخاصی که باید اظهارنامه ثبت بدهند. نکاتی که باید در اظهارنامه قید شود. اوراق و مدارکی که عین یا ترجمه مصدق آنها باید ضمیمه اظهارنامه شود. نکاتی که در صورت تغییر باید مجددا به ثبت برسد. طرز ثبت شعب یا نمایندگان جدید. اعلاناتی که پس از تصویب باید به وسیله اداره ثبت اسناد به خرج شرکت به عمل آید. لذا در آیین نامه قانون مذکور نیز، شرایط اظهارنامه و تقاضانامه به همراه سایر اوراق و رسیدگی شکلی مد نظر بوده است.

یکی از دغدغه های اصلی حقوق شرکت ها حمایت از حقوق اشخاص ثالثی است که با حسن نیت با شرکت طرف معامله قرار می گیرند ثبت و نهاد متولی آن (اداره ثبت شرکت ها) می تواند با ایجاد شفافیت و ارایه اطلاعات لازم به اشخاص ثالث به تحقق این امر کمک کند. موضوع فعالیت شرکت و حدود اختیارات مدیران باید در اساسنامه شرکت و اسناد و مدارکی که به اداره ثبت شرکت ها ارائه می شود، به روشنی قید شده باشد تا اشخاص ثالث بتوانند از آن مطلع شوند و موقع معامله با شرکت از این امور آگاه شوند. انتشار مراتب تشکیل، تغییرات و انحلال شرکت تجارتی و اعلام مميزات شرکت مانند نام مرکز اصلی، دارندگان حق امضاء و میزان سرمایه شرکت در روزنامه رسمی نیز این هدف را دنبال می کند.

با جميع موارد فوق، مرجع ثبت شرکت ها به عنوان مرجع اعلامی، صرفأ مواردی که به وسیله تقاضانامه و اظهارنامه توسط ارکان شرکت اظهار می گردد را به ثبت می رساند و وظیفه تفتیش و یا احراز اعلامات و اظهارات شرکتها را نداشته که این امر موجبات اختلال در فرایند ثبتی می گردد. .

موید این نظر در قوانین و مقررات مختلف پیش بینی گردیده است که می توان به ماده ۱۹۸ قانون تجارت اشاره نمود که مقرر نموده عدم رعایت تشریفات ثبتی موجبات بطلان عملیات شرکت می گردد. همچنین در ماده ۲۷۰ لایحه اصلاحی قانون تجارت، هرگاه مقررات قانونی در مورد تشکیل شرکت سهامی یا عملیات آن با تصمیماتی که توسط هر یک از ارکان شرکت اتخاذ می گردد رعایت نشود بر حسب مورد بنابه درخواست هر ذی نفع بطلان شرکت یا عملیات با تصمیمات مذکور به حکم دادگاه اعلان خواهد شد

در ماده ۲۷۳ قانون مذکور نیز بیان شده است، در صورت صدور حکم قطعی بر بطلان شرکت یا بطلان عملیات با تصمیمات شرکت کسانی که مسئول بطلان هستند متضامنة مسئول خساراتی خواهند بود که از آن بطلان به صاحبان سهام و اشخاص ثالث متوجه شده است

از طرفی بر طبق بند ۳ ماده ۲۴۳ قانون مذکور (هر کس از اعلام مطالبی که طبق مقررات این قانون باید به مرجع ثبت شرکت ها اعلام کند بعضا یا کلا خودداری نماید و با مطالب خلاف واقع به مرجع مزبور اعلام دارد، به حبس تأدیبی از سه ماه تا دو سال یا به جزای نقدی از بیست هزار ریال تا دویست هزار ریال یا به هر دو مجازات محکوم خواهند شد.)

در سال های اخیر تکالیف جدیدی در مراجع ثبت شرکت ها در نظر گرفته شده است که با عنایت به تکالیف مختلف در اسناد فرادستی از جمله بند سوم قسمت (واو) ماده ۴۶ قانون برنامه پنجم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و ماده ۱۲ قانون ارتقاء سلامت اداری و مواد ۳۶ و ۳۷ قانون مدیریت خدمات کشوری و همچنین آیین نامه توسعه خدمات الکترونیکی دستگاههای اجرایی و تصویب نامه شورای عالی اداری، کلیه مراحل ثبت شرکت ها و مؤسسات غیر تجارتی به صورت الکترونیکی و از طریق پنجره واحد با سایر دستگاه ها از جمله سازمان ثبت احوال و بدهکاران مالیاتی و شرکت پست و وزارت اطلاعات در خصوص کد فراگیر اتباع خارجی صحت سنجی و بدون تأخیر در امور و به صورت آنلاین برخی استعلامات در هویت سنجی صورت می پذیرد.

لذا ضمن اعلامی بودن مراجع ثبتی، برخی از صحتسنجی های قانونی نیز در ثبت شرکت ها در رویه جدید صورت می پذیرد. علیهذا همان طور که بیان گردید وظیفه اصلی مراجع ثبتی، ثبت اظهارات متقاضی می باشد که با اصلاح و استانداردسازی برخی از مفاد مدارک و مستندات شرکت ها از جمله اساسنامه، شرکت نامه، اظهارنامه و صورتجلسات مبنی بر این که مسئولیت صحت و سقم اطلاعات و همچنین ارائه مندرجات و مفاد آن بر عهده امضاء کنندگان و متقاضی می باشد، می توان این نقش اعلامی مراجع ثبتی را پررنگ تر نمود.

کلیه ی حقوق متعلق به ثبت بازرگان است