2. ارائه یک نسخه از کتاب و اطمینان از وصول آن (که به صورت الکترونیکی به ناشر اعلام می‌شود)

3. مناسب شناخته شدن کتاب در ارزیابی

4. کتاب هنگام چاپ همان سال یا یک سال قبل باشد. طبق رویه داخلی است و مبانی قانونی ندارد.

1- ارزیابی کتاب و کسب امتیاز کافی از ارزیابی (مناسب شناخته شدن کتاب)

2- درخواست کتبی ناشر یا مؤلف برای صدور تاییدیه

3-موافقت مدیر گروه کتاب پس از اطمینان از مناسب شناخته شدن کتاب و تهیه پیش نویس

4- امضای تاییدیه توسط مدیرکل و تحویل آن به درخواست کننده