ثبت شرکت سند رسمی یا سند عادی

ثبت شرکت سند رسمی یا سند عادی

یکی از مباحث حقوق شناسی ثبت شرکت ها در تنظیم و آثار استاد مربوطه می باشد. اسناد تنظیم شده در مراجع ثبت شرکت ها سند رسمی محسوب می شوند و باسند عادی می باشند؟ از منظر قانون مدنی اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا نزد سایر مأمورین رسمی و در حدود صلاحیت آنها و برطبق مقررات قانونی، تنظیم شده باشد رسمی است و مفاد سند در صورتی معتبر است که مخالف قوانین و مقررات نباشد.

برابر تعاریف مذکور سند رسمی، نوشته ای است رسمی که دلالت بر وجود حقی به نفع یک شخص می کند (ثبوت حق) و در صورت لزوم خرد این نوشته می تواند حق موضوع آن را بدون این که نیاز به دلیل دیگری باشد اثبات نماید (اثبات حق) بنابراین ثبت سند یعنی انجام اعمالی که به حق جنبه رسمی می دهد و شامل دو عمل است، یکی تنظیم سند و دیگری ثبت سند.

با لحاظ ماده ۱۶ آیین نامه دفاتر اسناد رسمی که مقرر می دارد: هیچ سندی را نمی توان تنظیم و در دفتر اسناد رسمی ثبت نمود مگر آن که موافق با مقررات قانون باشد. پس، تنظیم سند، مقدمه ثبت سند است و ثبت سند در دفتر رسمی انجام می شود. بحثی که در این خصوص مطرح می باشد این است که مراجع ثبت شرکت ها، صورتجلسات تأسيس و یا تغییرات را تنظیم نمی نمایند بلکه تنظیم صورتجلسات و اساسنامه بر عهده ارکان شرکت از جمله مجامع عمومی و یا هیأت مدیره می باشد و مرجع ثبت شرکت ها صرف اظهارات ارائه شده را اعلام می نماید.

همان طور که بیان شد بر طبق بند یک ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی یکی از مراجع صدور اسناد رسمی اداره ثبت اسناد و املاک است که یکی از وظایف ادارات مذکور ثبت انواع شرکت های تجارتی می باشد. بر طبق ماده و اصلاحی طرح اصلاحی آیین نامه ثبت شرکت ها مصوب ۱۳۸۶ مراجع ثبت شرکت ها در ثبت شرکت نامه قائم مقام دفاتر اسناد رسمی می باشند. لذا به نظر می رسد اسناد عادی تنظیمی شرکت (صورتجلسات تأسیس و تغییرات و اساسنامه و اظهارنامه تقاضانامه) پس از خود اظهاری و رعایت تشریفات قانونی و لذا ثبت نزد مرجع ثبت شرکت ها اعتبار اسناد رسمی را پیدا می نماید.

البته این نکته حائز اهمیت می باشد که در ثبت شرکت و صدور سند رسمی، ثبت عینی، یعنی معاینه محل و یا نظارت، حضور و مراجعه در جلسات شرکت جهت تحقيق و بررسی عینی مستندات ارائه شده توسط اداره ثبت محل صورت نمی پذیرد و لذا از این لحاظ ثبت شرکتها با ثبت املاک متفاوت می باشد که در ثبت املاک نمایندگان و یا نقشه بردار به نحوی به محل مراجعه و مراتب حدود اربعه ملک مورد ارزیابی قرار می گیرد و ثبت در حوزه املاک ثبت عینی تلقی می گردد لكن ثبت اسناد در حوزه ثبت شرکتها غير عینی می باشد.

همچنین روش ثبت شرکت های تجارتی با روش ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی متفاوت است. دفاتر اسناد رسمی مکلفند هویت، اهلیت و قصد طرفین معامله را مستقیما احراز نموده و آنگاه خواسته مورد نظر متعاملین را که ممکن است به صورت کتبی یا شفاهی ابراز شود، پس از مطابقت با قانون در دفتر مخصوص ثبت نمایند. اما، مرجع ثبت شرکت ها صرفا آنچه را که طی اسناد عادی به این مرجع اعلام می گردد، ثبت می نمایند.

همچنین در ثبت شرکتها همانند ثبت در دفاتر اسناد رسمی مراتب مفاد و مندرجات سند مورد استناد متقاضی و شهود قرار نمی گیرد. در ثبت اسناد در دفاتر اسناد رسمی، معمولا برای تنظیم سند دو اثر مترتب می باشد یک حضور شاهدان و متقاضی در محل تنظیم سند و همچنین امضاء اسناد توسط ذی سمت. لذا اسناد هم اعتبار ادله شهادت را داشته و هم به عنوان اقرار تلقی می گردد، در حالی که در ثبت شرکت در ادارات ثبت شرکتها هیچ شاهدی حضور نداشته و صرفا دارنده حق امضاء اقرار می نماید که ثبت با سند برابر است لذا از این جهت نیز بین اسناد رسمی و اسناد تنظیمی نزد مراجع ثبت شرکتها تفاوت وجود دارد.

هر چند که برای تنظیم سند ثبت شرکت ها هرگونه اظهارات ثبتی و صورتجلسات می بایستی با رعایت شرایط ماهوی و شکلی صورت پذیرد که بر عهده متقاضی می باشد، لكن پس از ارائه صورتجلسات به مراجع ثبتی صرفا رعایت تشریفات قانونی و ثبتی برای متصدیان ثبت کفایت موضوع را مینماید و در صورت مغایرت و ارائه مطالب خلاف واقع هر ذی نفع می تواند از مراجع ذی صلاح ابطال آن را درخواست نماید.

یکی از نکات قابل تأمل این است که چرا به اسناد ثبت شرکتها آگهی ثبتی می گویند؟ چرا که این نگرش و استفاده از عنوان آگهی برای اسناد ثبت شرکتها نوعی تشابه با آگهی های ثبتی حوزه املاک از جمله آگهی تحدید حدود و آگهی های نوبتی می باشد که این دسته از آگهی ها، سند رسمی به معنی خاص تلقی نمی گردد. تنها دلیلی که ممکن است موجب گردد به اسناد ثبت شرکتها آگهی گفته شود، الزامات مربوط به انتشار و اعلانات اسناد ثبت شده در مراجع ثبت شرکتها می باشد که این نوع الزام انتشار سند رسمی، در خصوص سایر استاد مرتبط با دفاتر اسناد رسمی و همچنین سند املاک در نظر گرفته نشده است. فی الحال به نظر می رسد نحوه نگارش اسناد تنظیمی ومتون استفاده از آن در مرجع ثبت می بایستی تغییر نمایند تا اعلامات ثبت شرکت ها به عنوان سند رسمی به ذهن متبادر گردد.

کلیه حقوق متعلق به ثبت بازرگان است