تکمیل فرم تقاضانامه توسط متقاضی طبق فرم نمونه (یک) تحویل فرم تقاضانامه ،

مدارک تحصیلی ،

پروانه ایجاد و بهره برداری ازدفاترپیشخوان و… توسط متقاضی به دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان تصویر آگهی تأسیس شرکت و آخرین تغییرات هیأت مدیره و اساسنامه شرکت (اشخاص حقوقی) توسط متقاضی به دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان بررسی مدارک و احراز صحت و کفایت آنها و تشکیل پرونده توسط دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان

– ارجاع پرونده به گروه ارزیابی استان توسط دبیر هیأت

-بازدید گروه ارزیابی از دفاتر پیشخوان و گزارش آن به دبیر هیأت.مطابق فرم شماره (دو) دریافت نظریه حراست اداره کل درخصوص تأئید صلاحیت متقاضی

-اخذ گواهی عدم سوءپیشینه از متقاضی که از طریق مکاتبه با مرجع ذیربط انجام می شود.

-انجام مصاحبه با متقاضی، توسط هیأت تأئید صلاحیت استان تکمیل پرونده پس از دریافت نظریه حراست جهت طرح در هیأت،

توسط دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان مطابق فرم شماره (سه) ارسال پرونده تکمیل شده متقاضی با امضاء مدیرکل استان (توسط دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان) به اداره کل اسناد هویتی سازمان ( دفتر خدمات ثبتی غیردولتی سابق) جهت بررسی پرونده مذکور .

ارسال پرونده(توسط دبیر) به هیأت تأئید صلاحیت سازمان و تأئید آن توسط اعضاء (مطابق صورتجلسه (پیوست چهار) صدور پروانه

– امضاء پروانه توسط ریاست سازمان ثبت احوال کشور. -ارسال پروانه به اداره کل ثبت احوال استان

-اخذ تعهدنامه از مديردفتر توسط اداره کل استان پس از صدور پروانه کسب -تهیه تجهیزات ، اموزش کاربران و متعاقب ان شروع به کار دفتر

تمدید به عهده هیأت تأئید صلاحیت استان می باشدمنوط به ارزیابی عملکرد دفتر دردوره تصدی و قابل قبول بودن آن. سن برای تمدید دارندگان پروانه 60 سال می باشد.

یک ماه قبل از پایان اعتبار ، هیأت تأئید صلاحیت استان اقدامات لازم را برای تمدید به عمل می اورد.گزارشات ، تخلف و حسن انجام کار و در صورت حصول رضایت نسبت به تمدید اقدام می گردد.

نمونه آن فرم ارزشیابی سالانه( فرم شماره 6).در صورت تأئید، یک سال دیگر با امضاء مدیر کل استان تمدید می شود.در صورت عدم موافقت پرونده به هیأت تأئید صلاحیت سازمان ارسال می شود.

اگر صاحب دفتر خودش نخواهد تمدید کند، بایدمراتب را دو ماه قبل از انقضای مدت اعتبار آن به ثبت احوال اعلام نماید.در صورت عدم تمدید، مدارک و اسناد جمع آوری شده و خدمات آن دفتر غیر فعال می گردد.

مدت اعتبار پروانه یکسال از تاریخ صدور می باشد. تمدید پروانه به دفعات با رعایت مقررات این دستورالعمل بلامانع است.

اداره کل ثبت احوال استان مکلف است حداکثر یک ماه قبل از زمان پایان اعتبار پروانه از طریق گروه ازیابی نسبت به بررسی لزوم ادامه فعاليت و اقدامات دفتر و وجود شرایط لازم و کافی اقدام نماید. هيئت تائيد صلاحيت استان پس از ملاحظه گزارش گروه ارزیابی و عدم وجود هر گونه سابقه تخلف از سوی مدیر دفتر و حصول رضایت از عملکرد وی و کسب حداقل 60 امتياز از ارزشيابی سالانه و همچنين نياز به ادامه فعاليت دفتر، مطابق با نمونه شماره (6 )درخصوص تمدید پروانه تصميم گيری می نماید.

در صورت موافقت، اعتبار پروانه به مدت یکسال تمام شمسی و با امضای مدیر کل استان تمدید خواهد شد. در صورت عدم موافقت با تمدید پروانه و اعتراض مسئول دفتر، پرونده جهت اخذ تصميم به هيات تائيد صلاحيت سازمان ارسال خواهد شد.

چنانچه دارنده پروانه تمایل به تمدید پروانه نداشته باشد مکلف است مراتب را حداقل 2 ماه قبل از -نقضای مدت زمان اعتبار پروانه کتباً به اداره ثبت احوال معين اعلام نماید. در صورت عدم تمدید پروانه، اداره معين مکلف است علاوه بر جمع آوری اسناد و مدارک و انتقال آن به اداره یا دفتر جایگزین، نسبت به اخذ توکن و غير فعال نمودن کدهای کاربری اقدام نماید.

هيات تایيد صلاحيت سازمان می تواند تمام یا بخشی از اختيارات خود درخصوص صدور پروانه را به هيئت تائيد صلاحيت استان تفویض نماید.

– تأمين کليه تجهيزات ، امکانات و ملزومات مورد نياز برای ارائه خدمت نصب تابلوی خدمات قابل ارائه با درج تعرفه و کارمزد آنها در محل دفتر و در معرض دید عموم

– شرکت در دوره های آموزشی اعلامی از سوی اداره کل استان – اعزام کارکنان دفتر به دوره های آموزشی فعاليت دفتر مطابق با ساعات کار اعلامی توسط اداره کل ثبت احوال استان

– حفظ محرمانگی اطلاعات اشخاص و سازمان – حفظ و حراست از اسناد، مدارک ، مهرها ، نرم افزارها و سایر ملزومات در اختيار ارسال کارکرد و گزارشات لازم مطابق نمونه ها و زمان بندی اعلام شده

– تأمين نيروی انسانی مطابق با استانداردها و معيارهای ابلاغی

– تأمين خطوط ارتباطی و دیتای مناسب اعلام فوری موارد تخلف به اداره ثبت احوال

– بکارگيری نيروها مطابق با معيارهای اعلام شده و هماهنگی کامل در جابجایی نيروی انسان رعایت مقررات در خصوص حقوق پرداختی به کارکنان ، پرداخت براساس قانون کار و بيمه کارکنان

– پرداخت کامل و به موقع حقوق مدیر فنی – همکاری با مدیر فنی واداره معين جهت ارائه خدمات بهينه به مراجعان حضور مستمر در محل دفتر .

سایر اموری که در چارچوب خدمات ارائه شده از سوی اداره کل ثبت احوال استان اعلام خواهد شد. مقید به رعایت همه موارد ذکر شده در دستورالعمل صدور پروانه باشد.

سن برای تمدید دارندگان پروانه 60 سال می باشد.یک ماه قبل از پایان اعتبار ، هیأت تأئید صلاحیت استان اقدامات لازم را برای تمدید به عمل می اورد.گزارشات ، تخلف و حسن انجام کار و در صورت حصول رضایت نسبت به تمدید اقدام می گردد.

نمونه آن فرم ارزشیابی سالانه( فرم شماره 6).در صورت تأئید، یک سال دیگر با امضاء مدیر کل استان تمدید می شود.در صورت عدم موافقت پرونده به هیأت تأئید صلاحیت سازمان ارسال می شود. اگر صاحب دفتر خودش نخواهد تمدید کند، بایدمراتب را دو ماه قبل از انقضای مدت اعتبار آن به ثبت احوال اعلام نماید.

در صورت عدم تمدید، مدارک و اسناد جمع آوری شده و خدمات آن دفتر غیر فعال می گردد.

– اخذ بیش از حد تعرفه و کارمزد اعلام شده – دو شغله بودن مدیر دفتر. مشکل اخلاقی – و عدم رعایت شئو نات اسلامی

– جابجایی دفتر بدون اعلام قبلی به اداره کل ثبت احوال استان – سرپیچی از قوانین و مقررات

– عدم حضور در دفتر و ارتکاب تخلف ، عدم تأمین تجهیزات و سایر اموری که منجر به لغو پروانه گردد. قابل ذکر است در پاره ای از موارد که ذکر شد؛ ابتدا تذکر و سپس لغو مجوز.