2-اعتقاد به دين اسلام یا یکی از ادیان رسمی کشور

3- دارا بودن حداقل 25 سال و حداکثر 50 سال سن

4-انجام خدمت وظیفه عمومی یا داشتن معافیت دائم (مردان)

5-دارا بودن توان جسمی و روحی لازم و عدم اشتهار به فساد اخلاقی و مالی

6-برخورداری از تبحر، انگیزه و توان کارشناسی لازم جهت عهده داری امور واگذاری( با توجه به سوابق خدمت یا مرتبط بودن تحصیلات)

7-دارا بودن حداقل مدرک کارشناسي ترجيحا در یکی از رشته های حقوق، مدیریت، کامپیوتر، علوم اجتماعی، علوم سیاسی، ادبیات، آمار، ریاضی

8-عدم سابقه محکومیت کیفری مؤثر

9-عدم اعتیاد به مواد مخدر

10-عدم اشتغال به کار همزمان در محل دیگرهنگام اخذ گواهينامه (اعم از دولتی یا غیر دولتی)

11-عدم وابستگي درجه يک با دارنده پروانه

12- در صورتي که هر يک از کارکنان دفتر بيش از 4 سال سابقه کار در دفتر را داشته باشند، مشروط به ارائه مدارک مثبته و تاييد هيات تاييد صلاحيت استان و سازمان مي توانند متقاضي اخذ گواهينامه گردند.

13- حداکثر سن افراد متقاضي بازنشسته ثبت احوال 60 سال خواهد بود. اصلاحات: 1/12965- 98/2/23 شورای عالی سازمان ردیف 3 ، حدأقل سن به 22 سال اصلاح شد. ردیف  13 ، حدأکثر سن بازنشسته ثبت احوال به 65 سال اصلاح گردید.

مدارک مورد نیاز مجوز خدمات ثبت احوال

2-بررسی مدارک و احراز صحت و کفایت آنها و تشکیل پرونده توسط دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان

3- دریافت نظریه حراست اداره کل درخصوص تأئید صلاحیت متقاضی توسط دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان

4- تکمیل پرونده پس از دریافت نظریه حراست جهت طرح در هیأت، توسط دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان

5-انجام مصاحبه با متقاضی، توسط هیأت تأئید صلاحیت استان

6- اعلام نظر هیأت تأئید صلاحیت استان مطابق فرم شماره 2 دستورالعمل

7-ارسال پرونده تکمیل شده متقاضی با امضاء مدیرکل استان (توسط دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان) به اداره کل اسناد هویتی سازمان جهت بررسی پرونده مذکور و اعلام نظر طی حداکثر ده روز 8- ارسال پرونده(توسط اداره کل اسناد هویتی سازمان) به هیأت تأئید صلاحیت سازمان و اعلام نظر هیأت طی حداکثر یک هفته

9-صدور گواهینامه توسط اداره کل اسناد هویتی

10- ارسال گواهینامه به استان

ضمناً شماره مصوبه دستورالعمل صدور گواهینامه 1/86383 – 94/11/21 می باشد که هنگام اضافه کردن آن در مبانی قانونی ، اشتباهاً 1000167 قید گردید.

مجوز پیش نیاز برای صدور گواهینامه مدیر فنی ، صدور پروانه ارائه خدمات ثبت احوال توسط سازمان ثبت احوال کشور می باشد.

توضیح: استعلام های بین دستگاهی : وضعیت نظام وظیفه و عدم سوء پیشینه در ادارات کل ثبت احوال استانهای کشور که مجری تشکیل پرونده هستند؛ به صورت مکاتبه با مبادی ذیربط انجام می شود و به قانون و ماده اشاره نمی گردد.

– مسئوليت حقوقي و فني خدمات هويتي دفتر به عهده مدير فني است. -در صورتي که مدير فني فوت نمايد يا استعفا دهد و يا محجور شود و يا هر يک از شرايط مندرج در اين دستورالعمل را از دست بدهد دارنده پروانه موظف است بلافاصله پس از اطلاع، مراتب را با ارسال مدارک مستند به صورت کتبي به اداره ثبت احوال متبوع اعلام نمايد.

-مدير فني مکلف است با هماهنگي صاحب دفتر يک نفر از کارکنان مسلط به کار که حداقل يک سال فعاليت مرتبط با ثبت احوال را داشته باشد به عنوان معاون فني به دبير هيات تاييد صلاحيت استان معرفي نمايد. – هيات تاييد صلاحيت استان مکلف است بررسي هاي لازم رادر خصوص ميزان تسلط به کار، تجربه و دانش فني فرد معرفي شده به عمل آورده و نتيجه را به دفتر ذيربط اعلام نمايد.

– در غياب مدير فني معاون وي عهده دار انجام فعاليت مرتبط با دفتر مي باشد.

– در صورتي که مدير فني قبل از انقضاي مدت زمان قرارداد، خواهان لغو همکاري و عدم ادامه کار با دفتر کنوني و يا انتقال به دفتر ديگري باشد، مکلف است موضوع را حداقل يک ماه قبل کتبا به دارنده پروانه و اداره ذيربط اعلام نمايد. موافقت با خواسته مدير فني منوط به تعيين جايگزين و تسويه حساب با دارنده پروانه و همچنين تحويل کليه اسناد، مدارک، اوراق، مهرها و تجهيزات در اختيار، حسب مورد به مدير فني جديد يا نماينده ثبت احوال خواهد بود.

-بکارگيري خويشاوندان درجه يک مدير فني موکول به موافقت هيات تاييد صلاحيت استان خواهد بود.

– ارسال پرونده تکمیل شده متقاضی با امضاء مدیرکل استان (توسط دبیر هیأت تأئید صلاحیت استان) به اداره کل اسناد هویتی سازمان جهت بررسی پرونده مذکور و اعلام نظر طی حداکثریک هفته -ارسال پرونده(توسط اداره کل اسناد هویتی سازمان) به هیأت تأئید صلاحیت سازمان و اعلام نظر هیأت طی حداکثر ده روز -اعلام نظر هیأت ستاد طی حداکثر یک هفته صدور گواهینامه و ارسال به استان.

– اخذ تعهدنامه از مديرفني توسط اداره کل استان پس از صدور گواهینامه حداکثر ظرف 5 روز

گزارشات ، تخلف و حسن انجام کار و در صورت حصول رضایت نسبت به تمدید اقدام می گردد..در صورت تأئید، یک سال دیگر با امضاء مدیر کل استان تمدید می شود.در صورت عدم موافقت ، پرونده به هیأت تأئید صلاحیت سازمان ارسال می شود. در صورت عدم تمدید، مدارک ، امهار و اسناد جمع آوری شده وگواهینامه مدیر فنی ابطال می گردد.

در صورت تأئید، یک سال دیگر با امضاء مدیر کل استان تمدید می شود.در صورت عدم موافقت ، پرونده به هیأت تأئید صلاحیت سازمان ارسال می شود. در صورت عدم تمدید، مدارک ، امهار و اسناد جمع آوری شده وگواهینامه مدیر فنی ابطال می گردد.

– اعلام شکایت و نارضایتی از مدیر فنی توسط مردم – اخذ بیش از حد تعرفه

– عدم رعایت شئو نات اسلامی و سایر اموری که منجر به لغو گردد. قابل ذکر است در پاره ای از موارد که ذکر شد؛ ابتدا تذکر و سپس لغو مجوز صورت می گیرد. با طرح موضوع در هیئت تأئید صلاحیت استان وتصمیم در مورد آن وارسال به سازمان ثبت احوال کشور ( اداره کل اسناد هویتی ) و در صورت لزوم بررسی هیئت تأئید صلاحیت سازمان مجوز لغو می گردد.

مبانی قانونی ، دستورالعمل های مربوطه می باشد.

– عدم حضور در دفتر و ارتکاب تخلف و سایر موارد، با طرح موضوع در هیئت تأئید صلاحیت استان وتصمیم در مورد آن وارسال و اعلام به سازمان ثبت احوال کشور ( اداره کل اسناد هویتی ) و در صورت لزوم با بررسی هیئت تأئید صلاحیت سازمان مجوز لغو می گردد.