چکلیست آمادهسازی مدارک قرارداد شرکت پیش از بررسی و امضا
آمادهسازی مدارک قرارداد شرکت کمک میکند جلسه بررسی قرارداد با اطلاعات روشن شروع شود. وقتی نام طرفین، نسخه پیشنویس، شرح کار و پیوستها در چند پیام پراکنده باشند، زمان جلسه صرف پیدا کردن فایلها میشود. هدف این راهنما ساختن یک بسته منظم برای بررسی است؛ تشخیص اعتبار قرارداد و کافی بودن مدارک هر پرونده به بررسی حقوقی همان موضوع نیاز دارد.
۱. موضوع همکاری را در یک صفحه توضیح دهید
قبل از جمعآوری فایلها، بنویسید قرار است چه کالا یا خدمتی، توسط چه کسی و برای چه کسی ارائه شود. اگر همکاری چند مرحله دارد، مراحل را جدا کنید. عبارت کلی «همکاری تجاری» به مشاور نمیگوید موضوع مذاکره تحویل کالا، اجرای پروژه، پشتیبانی یا معرفی مشتری است.
- نتیجه مورد انتظار از همکاری چیست؟
- چه مواردی هنوز در حال مذاکره است؟
- چه تاریخهایی برای طرفین اهمیت دارد؟
- کدام نگرانی باید در جلسه بررسی پاسخ بگیرد؟
این خلاصه را با پیشنویس قرارداد تطبیق دهید. اگر یک انتظار مهم فقط در گفتوگو مطرح شده و در مدارک دیده نمیشود، آن را در فهرست پرسشها بنویسید؛ از روی سکوت متن، توافق قطعی فرض نکنید.
۲. اطلاعات طرفین را از روی مدارک مشخص ثبت کنید
برای هر شرکت، نام کامل، شناسه ملی و شماره ثبت درجشده در مدارک دریافتی را در یک برگه اطلاعات قرار دهید. کنار هر داده، منبع و تاریخ مدرک را بنویسید. نام تجاری روی سربرگ یا وبسایت را بدون تطبیق، جایگزین نام مندرج در اسناد نکنید.
اگر میان پیشنویس، پیشفاکتور و مدارک شرکت اختلافی وجود دارد، سه مقدار متفاوت را همراه با منبعشان ثبت کنید. حدس زدن اینکه کدام نسخه درست است، مسئله را حل نمیکند. همین اختلاف باید یکی از موارد روشن بررسی پیش از امضا باشد.
۳. مدارک مربوط به نماینده و امضاکننده را جدا کنید
نام و سمت فرد مذاکرهکننده و فردی که قرار است امضا کند را جداگانه بنویسید. اگر برای معرفی نماینده یا توضیح اختیار او مدرکی ارائه شده، نسخه کامل آن و تاریخش را در پوشه بررسی قرار دهید. سؤال دقیق برای مشاور این است: «برای احراز اختیار امضا در این قرارداد چه اطلاعات یا مدارکی باید بررسی شود؟»
این چکلیست درباره معتبر بودن امضای شخص خاص تصمیم نمیگیرد. هدف این مرحله آن است که موضوع اختیار نماینده، همراه با مدارک موجود و پرسشهای مشخص، در جلسه بررسی مطرح شود.
۴. شرح کار و پیوستها را قابل مقایسه کنید
پیشنویس قرارداد را همراه با پیشنهاد قیمت، فهرست خدمات، مشخصات فنی، برنامه تحویل و مکاتباتی که به آنها ارجاع شده آماده کنید. هر پیوست باید نام یا شمارهای روشن داشته باشد تا بتوان آن را به بخش مربوط در پیشنویس مرتبط کرد.
| موضوع | مدرک یا اطلاعات | پرسش برای بررسی |
|---|---|---|
| طرفین | برگه اطلاعات و اسناد مبنا | آیا مشخصات در نسخههای مختلف یکسان است؟ |
| نماینده | نام، سمت و مدارک ارائهشده | چه بررسی دیگری درباره اختیار امضا لازم است؟ |
| دامنه کار | شرح خدمات یا مشخصات کالا | کدام موارد داخل یا خارج از موضوع توافق است؟ |
| پرداخت | پیشنهاد قیمت و برنامه پرداخت | مبلغ، واحد پول و مبنای هر پرداخت روشن است؟ |
| تحویل | زمانبندی و خروجی مورد انتظار | چه مدرکی برای ثبت تحویل پیشبینی شده است؟ |
| پیوستها | فهرست فایلها، تاریخ و شماره نسخه | آیا تمام پیوستهای نامبرده در دسترس است؟ |
این جدول را با اطلاعات واقعی تکمیل کنید. عبارتهایی مانند «طبق توافق قبلی» را بهعنوان علامت نیاز به بررسی یادداشت کنید و مکاتبه یا مدرکی را که قرار است به آن استناد شود در کنار متن بگذارید.
۵. مبالغ و زمانبندی را در یک برگه جمع کنید
مبلغهای موجود در پیشنویس و پیشنهاد قیمت را کنار هم بنویسید و واحد پول را دقیق نقل کنید. مبلغ پایه، اقلامی که جداگانه ذکر شدهاند و شرایط پرداخت را از هم تفکیک کنید. اگر درباره مالیات، هزینه حمل یا سایر هزینهها ابهامی وجود دارد، همان را بهعنوان سؤال ثبت کنید و عددی به متن اضافه نکنید.
برای زمانبندی نیز تاریخ موردنظر طرفین را از تاریخهای درجشده در مدارک جدا نگه دارید. مشخص کنید شروع هر مرحله به چه اقدام قبلی وابسته دانسته شده است. هدف این برگه، آشکار کردن ابهامهاست تا بررسیکننده مجبور نباشد اطلاعات را از چند فایل استخراج کند.
۶. نسخه مرجع پیشنویس را مشخص کنید
روی فایل در حال بررسی، شماره نسخه و تاریخ بگذارید؛ برای مثال «پیشنویس قرارداد خدمات ـ نسخه ۳ ـ برای بررسی». نسخههای پیشین و نظرهای دریافتی را در پوشه جدا نگه دارید. اگر چند نفر نظر میدهند، یک نفر مسئول جمعکردن تغییرات باشد تا پیشنهادهای متناقض در فایلهای موازی باقی نماند.
پیش از ارسال برای بررسی نهایی، فهرست پیوستها را دوباره با فایلهای پوشه تطبیق دهید. نام «نسخه نهایی» بهتنهایی نشان نمیدهد همه طرفها همان فایل و همان پیوستها را دیدهاند؛ این موضوع را در هماهنگی جلسه روشن کنید.
۷. پرسشها را اولویتبندی کنید
پرسشهای خود را در سه گروه بنویسید: اطلاعاتی که باید تکمیل شود، اختلافهایی که نیاز به توافق دارد و موضوعاتی که باید از نظر حقوقی بررسی شود. برای هر سؤال، بند یا مدرک مرتبط را مشخص کنید. «آیا قرارداد خوب است؟» پرسش بسیار کلی است؛ «این خروجی در شرح خدمات آمده اما در برنامه تحویل نیست؛ چه چیزی باید روشن شود؟» بررسی را دقیقتر میکند.
چکلیست نهایی بسته بررسی
- شرح یکصفحهای موضوع و هدف همکاری آماده است.
- اطلاعات طرفین با نام و تاریخ مدارک مبنا ثبت شده است.
- مدارک ارائهشده درباره نماینده و امضاکننده در پوشه مشخص قرار دارد.
- نسخه مرجع پیشنویس و تمام پیوستهای نامبرده جمع شده است.
- ابهامهای مبلغ، واحد پول، پرداخت و زمانبندی فهرست شده است.
- پرسشهای اولویتدار با ارجاع به بند یا مدرک نوشته شده است.
- مسیر ارسال فایلها و فرد دریافتکننده با مجموعه بررسیکننده هماهنگ شده است.
پرسشهای متداول
اگر هنوز پیشنویس قرارداد نداریم چه چیزی آماده کنیم؟
شرح موضوع همکاری، پیشنهادهای ردوبدلشده و پرسشهای اصلی را مرتب کنید. در جلسه مشخص کنید چه اطلاعاتی برای تنظیم یا بررسی پیشنویس بعدی لازم است.
آیا باید همه پیامهای مذاکره را چاپ کنیم؟
ابتدا مکاتبات مرتبط با موضوعهای باز را فهرست و نسخه کامل آنها را نگهداری کنید. درباره قالب و محدوده اطلاعات موردنیاز با بررسیکننده هماهنگ شوید؛ گزینش جملههای جدا از زمینه ممکن است برداشت ناقصی ایجاد کند.
اگر مدارک شرکت پراکنده باشد از کجا شروع کنیم؟
یک فهرست از اسناد موجود و محل نگهداری آنها بسازید. راهنمای تحویل و ساماندهی مدارک ثبتی شرکت الگویی برای این کار ارائه میکند.
اطلاعات آماده، جلسه دقیقتر
اگر پرسش شما به مشخصات ثبتی شرکت یا مدارک موجود پرونده مربوط است، شرح موضوع و فهرست اسناد را برای گفتوگو با گروه حقوقی بازرگان آماده کنید. از صفحه خدمات ثبت شرکت مسیر تماس و درخواست را ببینید. برای شروع یک کسبوکار جدید، مطالعه چکلیست پیش از مشاوره ثبت شرکت نیز مفید است.
